Juridisch
Privacyverklaring
Concept, nog niet juridisch getoetst. Deze tekst is een voorbereiding voor onze jurist en geen bindend advies. Punten die de jurist nog moet bekijken, staan gemarkeerd als [JURIST].
Kort samengevat
- Deze verklaring gaat over jouw gegevens als bezoeker, wachtlijstlid of klant. Voor de gegevens in je projecten zijn wij je verwerker: lees de verwerkersovereenkomst.
- We verzamelen zo weinig mogelijk: wat nodig is om je account, je abonnement en je facturen te beheren en de dienst veilig te houden.
- Alles staat in België (EU). We verkopen niets door en gebruiken je gegevens niet voor reclame of om AI-modellen te trainen.
- De website plaatst geen cookies; het dashboard alleen één sessiecookie (cookiebeleid).
- Je hebt recht op inzage, verbetering, verwijdering, beperking, bezwaar en overdracht. Mail naar hallo@vibe-it.be.
1. Wie is verantwoordelijk
AirVoice, België, BE 1036.000.580, handelend onder de naam Vibe-it, is verantwoordelijk voor de verwerkingen in deze verklaring. Contact: hallo@vibe-it.be. Adres: zie Ondernemingsgegevens. [JURIST J-V11: is een functionaris voor gegevensbescherming (DPO) verplicht? Vermoedelijk niet.]
2. Welke gegevens, waarvoor en op welke grond
| Wat | Welke gegevens | Waarvoor | Rechtsgrond | Hoe lang |
|---|---|---|---|---|
| Wachtlijst | e-mail, naam (optioneel), interesse, bericht, tijdstip van inschrijving en bevestiging, gehasht IP-adres | je verwittigen over Vibe-it, je vraag beantwoorden, misbruik van het formulier tegengaan | toestemming (dubbele opt-in); gerechtvaardigd belang voor misbruikpreventie | tot je je uitschrijft, of tot de lancering plus 12 maanden |
| Account | naam, e-mail, bedrijf, rol in je team, wachtwoord (alleen als onleesbare hash), tweestapsverificatie | je aanmelden en je team beheren | uitvoering van de overeenkomst | zolang je account bestaat, plus 30 dagen |
| Aanvaarding van de voorwaarden | welke versie van welke tekst je aanvaardde, wanneer, en je keuze voor een directe start | kunnen aantonen wat we afspraken | wettelijke plicht en gerechtvaardigd belang (bewijs) | zolang de overeenkomst loopt, plus 5 jaar [JURIST J-V12] |
| Abonnement en facturen | pakket, facturatiegegevens (adres, btw-nummer, Peppol-id), facturen, betaalstatus | factureren en betalingen opvolgen | uitvoering van de overeenkomst; wettelijke plicht (boekhouding, btw) | facturen 7 jaar (wettelijk); de rest zolang je klant bent, plus 30 dagen |
| Beveiliging en audit | IP-adres bij aanmelding, sessies, toegangstokens (alleen de metadata), welke actie wanneer door wie, ook acties van je gekoppelde AI | misbruik herkennen, incidenten onderzoeken, je kunnen tonen wat er in je account gebeurde | gerechtvaardigd belang (beveiliging) | auditlog 12 maanden; technische logs 30 dagen |
| Support | wat je ons mailt | je helpen | uitvoering van de overeenkomst of gerechtvaardigd belang | tot je vraag afgehandeld is, plus 12 maanden |
| Website | technische serverlogs (IP-adres, pagina, tijdstip), zonder cookies | de website veilig en werkend houden | gerechtvaardigd belang | 30 dagen |
Gegevens van je eigen klanten en gebruikers die in je projecten staan, vallen niet onder deze tabel maar onder de verwerkersovereenkomst.
Opruimen gebeurt automatisch. Een project dat je verwijdert, kan nog 30 dagen terug en wordt daarna gewist. Vertrek je, dan download je eerst alles onder Vertrekken en vraag je daar het wissen aan: na 7 dagen bedenktijd wissen we je projecten, je account en je koppelingen; alleen je facturen blijven (wettelijk 7 jaar). Het volledige overzicht van wat we hoe lang bewaren staat in het dashboard onder Vertrekken.
3. Wie je gegevens krijgt
- mijn.host: onze hostingleverancier; alle gegevens staan op servers in Brussel.
- Onze mailserver bij mijn.host (België) verstuurt bevestigings- en dienstmails.
- Mollie (betalingen) en Billit (facturen en Peppol), zodra betalen actief is. In de testfase staan die uit. [JURIST J-E3]
- Mistral AI (EU) krijgt later alleen technische metadata voor ons beheer, geen persoonsgegevens van jou. In de testfase staat dat uit.
- Je eigen AI-aanbieder krijgt wat jij via de koppeling toestaat. Dat is jouw keuze en jouw contract; lees Je AI en je data.
- Overheden alleen als de wet ons daartoe verplicht.
We geven geen gegevens door buiten de Europese Economische Ruimte. Een doorgifte door je eigen AI-aanbieder valt onder jouw abonnement bij die aanbieder.
4. Geen profilering, geen training
We gebruiken je gegevens niet voor reclame, niet voor profilering en niet om AI-modellen te trainen. Een beslissing met gevolgen voor jou (bijvoorbeeld het schorsen van een project) neemt altijd een mens.
5. Beveiliging
Wachtwoorden staan alleen als onleesbare hash in onze database; tweestapsverificatie is mogelijk. Gegevens zijn per klant afgeschermd in de database, schijven en back-ups zijn versleuteld, logs bevatten geen wachtwoorden of geheimen, en beheertoegang tot de servers wordt gelogd.
6. Je rechten
Je hebt recht op inzage, verbetering, verwijdering, beperking, bezwaar en overdracht van je gegevens, en je kunt een toestemming altijd intrekken. Veel kun je zelf in het dashboard (Instellingen, Vertrekken). Voor de rest mail je naar hallo@vibe-it.be; we antwoorden binnen een maand. Je kunt ook klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (gegevensbeschermingsautoriteit.be).
7. Wijzigingen
Wijzigt deze verklaring wezenlijk, dan melden we dat in het dashboard en per mail.
Open punten voor de jurist
| # | Punt |
|---|---|
| J-E3 | Mollie en Billit: ontvanger, verwerker of zelfstandig verantwoordelijke |
| J-E11 | Volstaat het EU-register als art. 30-register; DPIA |
| J-V11 | DPO verplicht of niet |
| J-V12 | Bewaartermijn van het aanvaardingsbewijs |